Política de tratamiento de datos personales

1. Quién trata los datos

APEXDEI.IA S.A.S, NIT 902107877-5, con domicilio en Calle 59 S Sur 56 24, Bogotá D.C., Colombia.
Correo: gestiondeincapacidades@incapacidade.com · Teléfono: +57 320 875 7593

Esta política se expide conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013). Frente a los datos de los trabajadores de nuestras empresas clientes, actuamos como encargados del tratamiento por cuenta de cada empresa, que es la responsable. Frente a los datos de contacto de nuestros clientes y de quienes nos escriben, actuamos como responsables.

2. Qué datos tratamos

• De los trabajadores: nombre, tipo y número de documento, teléfono, correo, empresa, EPS o ARL, y los documentos de la incapacidad o licencia (certificado, epicrisis, resumen de atención y similares).
• Datos sensibles de salud: diagnóstico, fechas y días de incapacidad y la información clínica que contengan esos documentos.
• De las empresas clientes y sus usuarios: razón social, NIT, nombres, cargos, correos y teléfonos de contacto, y registros de uso de la plataforma.

3. Para qué los usamos

• Recibir, revisar y radicar incapacidades y licencias ante las EPS, ARL y demás entidades.
• Hacer seguimiento hasta el reconocimiento económico y gestionar rechazos o recobros.
• Avisar al trabajador por WhatsApp, correo o el portal sobre el estado de su trámite o sobre documentos que faltan.
• Entregar a la empresa empleadora la información necesaria para su nómina y sus obligaciones legales.
• Atender solicitudes, dar soporte y cumplir obligaciones legales.

No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad.

4. Datos sensibles

Los datos de salud se tratan solo para el trámite de la incapacidad, con autorización previa y expresa del titular o cuando la ley lo permite. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles; sin embargo, sin ellos no es posible tramitar la incapacidad ante la entidad. El acceso a estos datos está limitado al personal que los necesita para el trámite.

5. Con quién los compartimos

• Con la EPS, ARL o entidad ante la que se radica el trámite.
• Con la empresa empleadora del trabajador, en lo necesario para su nómina.
• Con proveedores tecnológicos que actúan como encargados: alojamiento en la nube, almacenamiento de archivos, envío de correos, mensajería de WhatsApp Business (Meta) y servicios de lectura automática de documentos. Están obligados a usar los datos solo para prestarnos el servicio y a protegerlos.
• Con autoridades, cuando una norma o una orden lo exija.

Algunos de estos proveedores tienen servidores fuera de Colombia. Esas transmisiones se hacen a encargados, con las garantías que exige la Ley 1581 de 2012.

6. Sus derechos

Como titular puede: conocer, actualizar y rectificar sus datos; pedir prueba de la autorización; saber cómo se han usado; revocar la autorización o pedir que se eliminen, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; y acceder gratis a sus datos.

7. Cómo ejercerlos

Escriba a gestiondeincapacidades@incapacidade.com con su nombre, número de documento, lo que solicita y un dato de contacto. Respondemos las consultas en máximo 10 días hábiles (prorrogables 5 días) y los reclamos en máximo 15 días hábiles (prorrogables 8 días), según los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012. Si sus datos los tratamos por cuenta de su empleador, trasladamos la solicitud a la empresa y le informamos.

Para pedir la eliminación de sus datos, siga las instrucciones de la página Eliminación de datos.

8. Seguridad y conservación

Usamos conexiones cifradas, control de acceso por usuario y registro de actividad. Conservamos los datos mientras dure el trámite y la relación con la empresa cliente, y después durante el tiempo que exijan las normas laborales, contables o de seguridad social.

9. Menores de edad

El servicio está dirigido a empresas y a sus trabajadores. Los datos de menores, por ejemplo en licencias de maternidad o paternidad, se tratan solo en lo necesario para el trámite y respetando sus derechos prevalentes.

10. Cambios a esta política

Si cambiamos esta política, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha. Los cambios sustanciales se informarán a los titulares por los medios de contacto disponibles.